Personvernerklæring

Personvernerklæringen inneholder opplysninger om dine rettigheter etter personopplysningsloven og personvernforordningen. Dette inkluderer informasjon om dine rettigheter som registrert (personvernforordningen artikkel 15-22 og 34), samt våre plikter etter personvernforordningen (artikkel 13 og 14).

I tillegg til personvernerklæringen har foreningen rutiner for behandling av personopplysninger, internkontroll for å sørge for at disse rutinene etterleves, samt rutiner for håndtering av eventuelle brudd på personverndirektivet og personopplysningsloven.

Generalsekretær er på vegne av Samfunnsøkonomene behandlingsansvarlig for innsamling, lagring og bruk av alle personopplysninger vi samler inn gjennom nettsidene eller mottar på annen måte.

Formålet med innhenting av informasjon om besøk fra nettsiden er for å kunne analysere informasjonen, slik at vi kan forbedre besøkendes opplevelse av nettsiden og utarbeide statistikk som brukes for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettsiden vår.

Formålet med behandling av andre opplysninger er å gjøre det mulig for Samfunnsøkonomene å ivareta sine medlemmers lønns- og arbeidsvilkår og sosiale kår, virke for fagets utvikling, arbeide for høy faglig og yrkesetisk standard blant medlemmene, arrangere kurs og møter, og ellers utføre oppgaver som faller naturlig inn under Samfunnsøkonomenes berettigede fagforeningsaktiviteter. Formålet er videre å oppfylle avtalen inngått mellom Samfunnsøkonomene og det enkelte medlem.

Samfunnsøkonomene har opprettet en nettside hvor medlemmene kan logge inn (Min side), på www.samfunnsokonomene.no. Som medlem oppgir du frivillig opplysninger om navn, fødselsdato, personnummer, kjønn, adresse, postnummer, land, hvordan du ønsker å bli trukket for kontingent, mobilnummer, e-post, arbeidssted, arbeidsgiver, tillitsvalgtverv og andre verv og utdanning. Disse opplysningene gir grunnlag for å behandle opplysninger om innmeldingsdato, betaling av kontingent med tilhørende rett til medlemskap, fagforeningsmedlemskap, medlemsnummer m.m.

Samfunnsøkonomenes grunnlag for å innhente, registrere og behandle disse personopplysningene følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og 9 nr. 2 d). Disse bestemmelsene gir foreningen adgang til å behandle sensitive personopplysninger som er nødvendig for å oppfylle en avtale med den registrerte, samt at behandlingen er av foreningsmessig art og faller inn under foreningens berettigede aktiviteter.

Samfunnsøkonomene drifter Min Side, men har et samabeid med Imbera og Compendia om utvikling av blant annet Min Side. Samfunnsøkonomene har databehandleravtale med Imbera og Compendia.

Ved pålogging på Min Side henter nettsiden ut personopplysninger lagret om medlemmet i medlemssystemet. Dette er opplysninger medlemmet frivillig har gitt fra seg ved innmelding i Samfunnsøkonomene.

Opplysninger på Min Side vil være tilgjengelig for deg, dine eventuelle plasstillitsvalgte, hovedtillitsvalgt/foretakstillitsvalgt, samt ansatte i Samfunnsøkonomenes sekretariat som har behov for medlemsopplysninger. Bruken og tilgang til slike opplysninger reguleres av interne rutiner.

Samfunnsøkonomene benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle avtalen med medlemmene, og for å utføre oppgaver av fagforeningsmessig art som faller inn under våre berettigede aktiviteter. Dette omfatter blant annet oppdatering av medlemsinformasjon, juridisk rådgivning, kurshenvendelser m.m. Generalsekretær har det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av saksbehandlingen arkiveres i tråd med Samfunnsøkonomenes rutiner.

Samfunnsøkonomenes ansatte bruker videre e-post og telefon i annen dialog med interne og eksterne personer og virksomheter. Den ansatte er selv ansvarlig for å slette opplysninger som ikke lenger er nødvendig å oppbevare i tråd med foreningens rutiner. Ved arbeidsforholdets opphør slettes epostkontoene til den ansatte, og relevant informasjon overføres til andre ansatte.

Samfunnsøkonomenes grunnlag for å behandle slike opplysninger følger av personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) b) og/eller f), samt 9 nr. 2 d).

Samfunnsøkonomene bruker Microsoft Outlook til alminnelig saksbehandling av henvendelser til medlemmer. Før, under eller etter behandling lagres nødvendige opplysninger på lokal server med tilgangsbegrensning. Lokal server driftes av Braathe. Opplysningene vil i noen tilfeller lagres på Dropbox. Samfunnsøkonomene har datahandleravtale med Dropbox og Braathe.

Saksbehandling og tilhørende lagring omfatter en rekke personopplysninger, herunder medlemsnummer, navn, fødselsdato, adresse, fasttelefon, mobiltelefon, e-post, betalingsopplysninger, innmeldingsdato, arbeidssted, fagforeningsmedlemskap (indirekte), verv, andre opplysninger som fremgår av inngående korrespondanse m.m.

Grunnlaget for denne behandlingen følger av personvernforordningens artikkel 6 nr. 1 a), b) og f), samt 9 nr. 2 d).

Samfunnsøkonomene samler inn opplysninger om besøkende på www.samfunnsokonomene.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet vårt. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukere kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted for å samle inn statistikken. Dette gjøres via Google Tag Manager. Google Analytics anonymiserer IP-adressen slik at man, heller ikke ved hjelp av tilleggsinformasjon fra internettleverandør, kan avsløre identiteten til den registrerte.

Vi respekterer også innstillinger for “Do Not Track” i brukerens nettleser (gjelder headerne X-Do-Not-Track og DNT). Funksjonen for Do Not Track er inkludert i de fleste nye nettlesere. Den kan altenativt legges inn av brukeren selv.

Dette nettstedet bruker informasjonskapsler til å innhente ikke-personlig informasjon fra online besøkende for å forbedre deres online opplevelser og tilrettelegge besøket deres på nettstedet. Informasjonskapsler er små filer som blir lagret på datamaskinens harddisk. Nettsteder kan bruke informasjonskapsler for å gjenkjenne gjentatte besøkende og spore bruksatferd og samle sammenlagte data som muliggjør forbedring av innholdet.

Hvis en besøkende ikke ønsker at informasjon blir samlet inn gjennom bruk av informasjonskapsler, tillater de fleste nettlesere at brukeren avviser informasjonskapsler.

Samfunnsøkonomene videreselger under ingen omstendigheter informasjon og/eller e-postadresser samlet inn via www.samfunnsokonomene.no.

Samfunnsøkonomene bruker Netigate som verktøy ved gjennomføring av spørreundersøkelser, og påmelding til kurs. Ved utsending av spørreundersøkelser vil vi alltid informere om formålet med undersøkelse, hva opplysningene vil brukes til, og hvordan disse blir behandlet. Grunnlaget for slik behandling følger av personverndirektivet artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt artikkel 9 nr. 1 d).

Samfunnsøkonomene har inngått databehandleravtale med Netigate.

Samfunnsøkonomene deltar i en rekke sammenslutninger med samarbeidende fagforeninger, og må i forbindelser med konfliktberedskap overføre personopplysninger inn i felles konflikthåndteringsløsing. Grunnlaget for slik behandling følger av personverndirektivet artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt artikkel 9 nr. 1 b).

I forbindelser med tarifforhandlinger kan det være nødvendig å sende liste over medlemsliste til arbeidsgiver. Disse listene omfatter kun ansatte hos nevnte arbeidsgiver. Dette er nødvendig for å sikre at alle våre medlemmer ivaretas i tariffoppgjøret. Grunnlag for denne handlingen finnes i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) og f), samt 9 nr. 1 b).

Samfunnsøkonomene overfører opplysninger til skattemyndighetene i forbindelse med innberetning av innbetalt kontingent som kan gi skattefradrag for våre medemmer. Denne innberetningen har rettslig grunnlag i skattelovgivningen.

Selskaper vi har databehandleravtaler med vil også ha begrenset tilgang til personopplysninger. Dette omfatter blant annet IT-support, leverandør av nettsider og leverandør av medlemssystemet. Databehandleravtalene gir nærmere bestemmelser om hvilke personopplysninger de behandler.

Utover dette vil samfunnsøkonomene aldri dele opplysninger uten at det innhentes uttrykkelig samtykke, med mindre delingen er tillatt etter personvernlovgivningen.

Samfunnsøkonomene behandler personopplysninger knyttet til sine ansatte av administrative formål. Dette er nødvendig for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8 a (1) og § 8 a) og f), samt § 9 a), b) og f). Generalsekretær har det overordnede ansvaret for dette, med mindre oppgavene er delegert til andre ansatte i sekretariatet. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommende arbeidsinstruks og tilrettelegging av de ansattes arbeid.

Jobbsøknader blir lagret i Samfunnsøkonomenes arkiver. Disse blir lagret på papir og/eller elektronisk i ca. ett år før de makuleres eller slettes. Jobbsøknader fra tidligere og nåværende ansatte blir imidlertid oppbevart i vårt arkivsystem, vil oppbehavers så lenge Samfunnsøkonomene har behov for dette og har adgang etter lov.

Alle medlemmer, kursdeltakere, ansatte eller andre som er registrert i våre systemer, har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i om seg selv i Samfunnsøkonomene. Dette følger av personvernforordningen artikkel 15. For å få innsyn og nærmere informasjon om dine personopplysninger og våre behandling av dette, kan du henvende deg til post@samfunnsokonomene.no.

Alle medlemmer, kursdeltakere, ansatte eller andre som er registrert i våre systemer, har etter personvernforordningen artikkel 16 og 19 rett til å be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger vi har lagret om den registrerte korrigeres. Henvendelsene om dette kan rettes til post@samfunnsokonomene.no.

Etter personvernforordningen artikkel 17, 18, 19 og 21 kan registrerte kreve pesonopplysninger slettet. Disse bestemmelsene innebærer videre at Samfunnsøkonomene ikke kan lagre opplysninger lenger enn behandlingsformålet tilsier. Samunnsøkonomene har egne interne rutiner for sletting av personopplysninger, for å oppfylle kravene etter personvernforordningen. Dersom du ønsker at vi sletter dine personopplysninger, kan du henvende deg til post@samfunnsokonomene.no.

Etter personvernforordningen artikkel 20 har de registrerte krav på å få overført personopplysningene vi besitter til en annen behandlingsansvarlig. Dersom du ønsker dette kan du henvende deg til post@samfunnsokonomene.no.

Dersom Samfunnsøkonomene foretar en behandling du har samtykket til, kan du til enhver tid trekke samtykket tilbake. Henvendelser om dette kan rettes til post@samfunnsokonomene.no.

Enhver som mener Samfunnsøkonomene bryter personvernforordningen eller personopplysningsloven har rett til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon finner man på www.datatilsynet.no.

Krav om innsyn, korrigering, sletting, dataportabilitet og tilbaketrekking av samtykke skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 kalenderdager.